Das Vorstellungsgespräch

Interviewarten und -formen

In Bewerbungsprozessen finden verschiedene Arten von Interviews Anwendung. Die häufigsten sind:

• Telefoninterview
• Videointerview: Kann entweder live stattfinden oder anhand vorab mitgeteilter Fragen aufgezeichnet werden.
• Persönliches Vorstellungsgespräch / Interview
• Assessment Center: Stufe im Bewerbungsprozess, bei der Interviews durch weitere praktische Übungen und Tests ergänzt werden.

Darüber hinaus unterscheiden sich Interviews vor allem im Grad der Strukturierung. Welche Form angewendet wird, ist abhängig von den Interviewern. Folgende Formen sind möglich: 

Freies Gespräch: Interview ohne festgelegten Rahmen oder standardisierte Fragen; Ablauf kann sich von Gespräch zu Gespräch teilweise stark unterscheiden.

Strukturiertes Interview: Interview mit vorab festgelegtem Rahmen und standardisierten Fragen, die Vergleichbarkeit zwischen den Kandidat*innen ermöglichen.

Strukturiertes Interview mit Praxisprobe: Praktische Übungen oder Tests ergänzen das strukturierte Interview. Diese Form besitzt im Vergleich zu den anderen Interviewformen die höchste Validität.

In der Praxis ist teilweise eine eher informelle Gesprächsführung anzutreffen ("Kaffee trinken"). Solche Gespräche weisen keinen klaren Ablauf auf, orientieren sich stark am Lebenslauf und sind eher fachbezogen, als auf die Persönlichkeit und Softskills des/der Bewerber*in fokussiert. In manchen Fällen ist der Redeanteil des Interviewers sogar höher als der des/der Bewerber*in, wodurch eine objektive Bewertung des Gesprächs erschwert wird. In solchen Fällen entscheidet meist das Bauchgefühl des Interviewers. Für die Vorbereitung auf ein Interview sollten Sie sich an der Form des strukturierten Interviews orientieren.

Auswahlkriterien & Fragestellung

Die wichtigsten Auswahlkriterien im Interview sind die Persönlichkeit, Motivation, Fachkenntnisse und praktische Erfahrungen sowie persönliche Fähigkeiten ("Softskills") der Bewerberin oder des Bewerbers. 

Durch gezielte Fragen versuchen die Interviewer herauszufinden, ob...

• ...die fachlichen und die persönlichen Fähigkeiten des Kandidaten den Anforderungen an die Stelle entsprechen.
• ...der/die Kandidat*in eine hohe Eigenmotivation für die Stelle besitzt und er/sie zum Unternehmen passt.   

Dos & Dont’s im Interview

• Nehme dir Zeit für die Vorbereitung.
• Kleide dich angemessen. Überlege frühzeitig, was du anziehst.
• Komme pünktlich.
• Sei höflich, authentisch und ehrlich.
• Achte genau auf die Fragen deines Gegenübers.
• Zeige deine Motivation.
• Kenne deine Bewerbung. Was hast du im Anschreiben geschrieben?
• Übe keine Kritik an vorherigen Arbeitgebern/Kolleginnen und Kollegen
• Bringe eigene Fragen mit.

Ablauf

1. Die meisten strukturierten Interviews sind folgendermaßen aufgebaut:
2. Einleitung mit Vorstellung der Interviewer und ggf. des Unternehmens
3. Selbstpräsentation des Bewerbers/der Bewerberin mit klärenden Fragen zum Lebenslauf
4. Frageteil: Fachliche & Persönliche Fähigkeiten, Motivation, sonstige Fragen
5. Abgleich Erwartungen und Stelle
6. Abschluss: Fragen des/der Kandidat*in, weitere Schritte & Verabschiedung
7. Ggf. Praxisprobe (im Anschluss oder während dem Interview)

Nachfolgend werden die einzelnen Bestandteile des strukturierten Interviews näher erläutert.

Einleitung

Natürlich erfolgt zu Beginn eines Interviews zunächst eine Begrüßung. Hierbei solltest du auf einen freundlichen ersten Eindruck sowie festen Händedruck achten und den direkten Blickkontakt suchen. Um beim Händedruck das richtige Maß zu finden, kann es hilfreich sein, sich von Freunden und Bekannten Feedback einzuholen. Nach der Begrüßung ist ein kurzer Smalltalk üblich. Häufige Gesprächsthemen sind hier Getränke, Garderobe, die Anfahrt oder das Wetter. Höflich ist es auch, wenn du dich für die Einladung bedankst.

Neben Informationen zum Gesprächsablauf folgt in der Regel ebenfalls zu Beginn des Interviews eine kurze Vorstellung der Interviewer. In manchen Fällen wird an dieser Stelle außerdem bereits das Unternehmen näher vorgestellt.

Selbstpräsentation

Die Selbstpräsentation ist deine Chance, dich positiv zu präsentieren. Achte daher genau auf die Fragestellung der Interviewer, um auch Teilfragen in deine Antwort einzubeziehen. Ziel der Selbstpräsentation sollte sein, sich innerhalb weniger Minuten prägnant und passend zur Stelle vorzustellen. Greife dazu die jeweils relevanten Stationen deines Werdegangs auf und erläutere diese an den passenden Stellen.

• Beispiel: „… während meines Studiums habe ich mehrere Praktika absolviert, u.a. bei der Firma…Dort habe ich ein Praktikum im Bereich … gemacht. Dabei konnte ich Erfahrung in … sammeln / Meine Aufgaben waren…“

Fasse dich bei der Selbstdarstellung nicht zu lang, aber auch nicht zu kurz. Relevante Stellen im Werdegang sollten keinesfalls unerwähnt bleiben. In jedem Fall ist es hilfreich, die Selbstdarstellung zu Hause vor dem Spiegel zu üben.

An deine Selbstvorstellung schließen sich Fragen der Interviewer zum Werdegang und deinem Lebenslauf an, die den Übergang zum eigentlichen Frageteil des Interviews schaffen.

Frageteil

Zur Vorbereitung auf den Frageteil kann es hilfreich sein, sich darüber bewusst zu werden, welche Ziele die Unternehmensvertreter*innen überhaupt verfolgen.

Sowohl Personaler als auch Führungskräfte wünschen sich eine*n passgenaue*n Bewerber*in, der/die gut ins Team integriert werden kann und hilft, die Abteilungsziele zu erreichen. Die jeweilige Stelle soll dabei möglichst langfristig besetzt werden, da Fehleinstellungen für das Unternehmen in der Regel mit sehr hohen Kosten verbunden sind.

Um die richtigen Einstellungsentscheidungen treffen zu können, bereiten sich Personaler wie auch Führungskräfte daher eingehend auf strukturierte Interviews vor: Zunächst wird im Rahmen einer Stellenanalyse festgelegt, welche Kenntnisse und Fähigkeiten der/die ideale Kandidat*in für die Position und das Unternehmen mitbringen sollte. Dafür werden nicht nur relevante fachliche Fähigkeiten und praktische Erfahrungen, sondern auch Softskills und persönliche Fähigkeiten definiert. Neben allgemeinen, klärenden Fragen zum Lebenslauf werden aufbauend auf dieser Analyse Fragen für das Interview entwickelt.

Interviewtechnik

Durch gezielte Fragen werden die für die Stelle relevanten Fähigkeiten aus unterschiedlichen Blickwinkeln beleuchtet, z.B. Blick aus der Vergangenheit, Blick in die Zukunft, Sichtweise beteiligter Personen, eigene Einstellung. Jede einzelne Fähigkeit (fachlich wie auch persönlich) kann in dieser Form analysiert werden. Folgende Fragestruktur ist gängig:

• Einleitung: Hinführen zur Fähigkeit („Wann haben Sie zuletzt …. gemacht?“, „Definieren Sie bitte Fähigkeit xy. / Was bedeutet Fähigkeit xy für Sie?“)
• Konkretisieren: Analyse der Fähigkeit anhand konkreter Beispiele („Beschreiben Sie eine Situation…“, „Was war konkret ihre Aufgabe? Ihr Anteil?“)
• Klären: Nähere Informationen zur Situation, z.B. Blickwinkel beteiligter Personen („Wer war dabei? Was würde er/sie sagen, wenn ich ihn/sie fragen würde, wie … funktionierte?“, „Haben Sie zu Projekt AB Feedback von Ihrer Chefin bekommen? Was hat sie gesagt?“)
• Umgang mit Herausforderungen: Probleme/Hindernisse/Herausforderungen in der Beispielsituation („Gab es Hindernisse? Welche konkret?“, „Wie sind Sie damit umgegangen?“)
• Ergebnisse/Lernerfolg: Reflektion der eigenen Leistung in der Beispielsituation („Was lief richtig gut?“, „Was würden Sie verbessern?“, „Was haben Sie daraus gelernt?“)

Wissenswertes zur Interviewtechnik

• Ein besonderer Schwerpunkt in der Fragestellung liegt meistens auf Situationen aus der Vergangenheit, da diese valider sind als zukünftiges Verhalten.
• Diese Art der Fragestellung wird in besonderem Maß zur Analyse von Softskills verwendet, da diese für Arbeitgeber eine besonders wichtige Rolle spielen. Während man sich Fachkenntnisse aneignen kann, z.B. durch geeignete Seminare, sind Softskills oft Teil der Persönlichkeit und können deutlich schwerer erlernt oder verändert werden. Sie spielen daher für die Passung zu Stelle und Unternehmen eine erhebliche Rolle.
• Rhetorisch steuern Interviewer ein Gespräch z.B. durch gezielten Einsatz von offenen Fragen („W-Fragen“), auf die Bewerber*innen in der Regel ausführlicher antworten. Geschlossene Fragen zielen hingegen auf eine Ja-Nein-Antwort ab. In manchen Fällen setzen Interviewer auch gezielt Sprechpausen ein. Da Bewerber*innen dazu neigen, solche Pausen füllen zu wollen, sprechen diese weiter und geben so unter Umständen weitere Informationen preis.

Tipp: Versetze dich während deiner Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch in die Rolle eines Interviewers hinein. Überlege, welche Fähigkeiten für die Stelle relevant sind und welche Beispiele du nennen kannst, um genau diese Fähigkeiten zu belegen. Du lernst dadurch, dich selbst zu reflektieren und kannst durch Nachdenken auf alle Fragen antworten, ohne Antworten auswendig lernen zu müssen oder nervös zu werden, weil dir eine auswendig gelernte Antwort nicht einfällt.

Einen Überblick über Softskills sowie zugehörige Beispielfragen findest du in unserer Übersicht.

Standardfragen

Neben den speziell für die Stelle entwickelten Fragen gibt es einige Standardfragen, auf die du dich ebenfalls vorbereiten solltest. Nehme auch diese Fragen zum Anlass, dir Gedanken über dich selbst zu machen und nutze sie zur Vorbereitung. Beispiele:

• Erzählen Sie uns etwas über sich.
• Was interessiert Sie an dieser Stelle besonders?
• Wie stellen Sie sich einen typischen Arbeitsalltag auf dieser Stelle vor?
• Was war bisher Ihr größter Erfolg/Misserfolg? Beispiel?
• Was sind Ihre Stärken/Schwächen? Beispiel?
• Wo sehen Sie sich in 5 Jahren?
• Warum sollten wir genau Sie einstellen?

Auch wenn du diese Fragen beantwortest, gilt: Nicht auswendig lernen und stereotyp abspulen!

Unzulässige Fragen

Persönliche Fragen, die nicht in Zusammenhang mit der zu besetzenden Stelle stehen, dürfen im Interview nicht gestellt werden. Diese Fragen beziehen sich auf:

• Familiären Bereich: Heiratsabsichten, Wohnsituation
• Schwangerschaft, Kinderwunsch und Familienplanung
• Religionszugehörigkeit (Ausnahme: konfessionsbezogene Arbeitsplätze)
• Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit
• Allgemeiner Gesundheitszustand (i.d.R. kritisch)
• Frage nach Vorstrafen (kritisch, in konkretem Zusammenhang zur Stelle zulässig)

Bei unzulässigen Fragen besteht im Interview das Recht zur Lüge; die Einschätzung, ob eine Frage unzulässig ist, kann im Einzelfall in der Gesprächssituation jedoch schwer zu treffen sein.

Abgleich Erwartungen und Stelle

Nach dem (Haupt-)Frageteil erfolgt zumeist ein Abgleich der realen Stelle mit den Erwartungen des Bewerbers oder der Bewerberin an die Aufgaben, die Stelle sowie ggf. an das Unternehmen. Hier solltest du deine Vorstellung von den Aufgaben und dem Unternehmen einbringen. Folgende Fragen können zum Abgleich der Erwartungen dienen:

• „Wie stellen Sie sich den Arbeitsalltag auf dieser Stelle vor?“
• „Was denken Sie, was erwartet Sie?“
• „Was ist Ihnen wichtig im Job?“
• „Wenn Sie eine Stelle selbst kreieren könnten, wie würde diese aussehen?“

Im Anschluss an diese Fragen erhältst du im Normalfall weitere Informationen zur Stelle, ggf. auch zum Unternehmen und den Vertragsbedingungen.

Abschluss

Am Ende des Gesprächs erhält der Bewerber bzw. die Bewerberin die Gelegenheit, Fragen zu stellen. Am besten überlegst du dir bereits vorab, was du zur Stelle, zum Unternehmen oder den Rahmenbedingungen noch wissen möchtest und bringe deine Notizen zum Gespräch mit. Scheue dich an dieser Stelle nicht, deine Fragen zu stellen. Beispiele:

• Wie erfolgt die Einarbeitung?
• Gibt es einen Vorgänger oder eine Vorgängerin? Ist er oder sie noch da? Ggf.: Warum geht er oder sie?
• Reisetätigkeit? Wie häufig?
• Vertrag: unbefristet? Konditionen? Umgang mit Überstunden?

Zum Schluss werden außerdem noch die weiteren Schritte besprochen. Hier sollte geklärt werden, wie es im Auswahlprozess weitergeht und wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.

Praxisprobe

Über das eigentliche Gespräch hinaus kann eine Praxisprobe Bestandteil des Interviews sein. Für die Bearbeitung sind folgende Varianten möglich:

• Praxisprobe fließt in das Gespräch ein.
• Aufgabe wird im Anschluss an das Gespräch übergeben und bearbeitet.
• Aufgabe wird vorab zur Vorbereitung zugesandt. In diesem Fall ist die Erwartung an die Ausarbeitung sehr hoch, da ausreichend Zeit zur Verfügung steht und Hilfsmittel zu Rate gezogen werde können.

Als mögliche Themen kommen Aufgabenstellungen aus der Praxis wie Case Studies, Präsentationen, Rollenspiele, Gesprächssimulationen (z.B. Kundengespräch) oder Gesprächsteile auf Englisch in Frage.

Folgende Tipps solltest du bei einem Telefoninterview beachten:

• Die Vorbereitung entspricht dem eines strukturierten Interviews (siehe oben). Notiere dir auch hier bereits vorab deine Fragen.
• Schaffe auf deinem Schreibtisch Ordnung und lege alle relevanten Unterlagen bereit: Papier, Stift, Bewerbungsunterlagen und Stellenanzeige.
• Stelle sicher, dass die Technik einwandfrei funktioniert und teste dies ggf. vorab.
• Vermeide  Ablenkungen und schließe Lärmquellen aus, z.B. indem du dein Handy lautlos schaltest.
• Trage passende Kleidung. Was zunächst wie ein Witz klingt, ist ernst gemeint: Durch Kleidung, wie du sie auch zu einem persönlichen Interview tragen würden, stimmst du dich auf die Interviewsituation ein und tretest dadurch professioneller und souveräner auf. Und: Auch ein Lächeln wirkt durch das Telefon.

• Überlege, welche praktischen und persönlichen Fähigkeiten für das Unternehmen und die Stelle von Bedeutung sind. Informationen dazu liefert dir die Stellenausschreibung, aber auch der Unternehmensauftritt auf der Homepage oder in Social Media.
• Finde  Beispiele aus deinem Werdegang, die belegen, dass du diese Kriterien erfüllst. Überlege auch, ob es Hindernisse gab, wie du damit umgegangen bist und wie das Endergebnis war.
• Mache dir Gedanken, wie du ggf. kritische Aspekte deines Werdegangs erklären könntest.
• Bereite deine Selbstpräsentation sowie zu erwartende Fragen vor. Vermeiden solltest du es, Antworten auswendig zu lernen.
• Mache dir bewusst, was du im Leben erreichen willst. Was ist dir wichtig? Was nicht? Welche Auswirkungen hat das auf den konkreten Job?
• Informiere dich über das Unternehmen sowie die Gesprächspartner*innen.

• Nervosität ist normal, das wissen auch die Unternehmensvertreter*innen. Vor Jahren war dein Gegenüber vielleicht in der gleichen Situation wie du jetzt.
• Ein Interview dient beiden Seiten. Auch du solltest herausfinden, ob du diese Stelle in diesem Unternehmen wirklich haben willst.
• Sei optimistisch: Mit der Einladung zu einem Vorstellungsgespräch hast du bereits eine wichtige Hürde auf dem Weg zum neuen Job genommen – das Unternehmen interessiert sich für dich!
• Auch wenn ein Gespräch einmal nicht so gut läuft – sehe es positiv: mit jedem Interview bekommt man mehr Übung.
• Und nicht vergessen: Dein Gegenüber ist auch nur ein Mensch!